WebStorage for Team商品其中一項特色即是擁有完整的協同作業功能,對一個小型工作團隊而言,這也是最實際、方便且必須的功能,故本篇將詳細介紹WebStorage for Team提供之分享模式與協同作業之使用說明。

WebStorage for Team分享包含了公開分享以及協同作業兩種,而其中協同作業又再分為團隊資料夾與共用資料夾。

1. 登入帳號號,所有資料夾(檔案亦同)列表之右手邊鍊結圖案,進行分享設定。

2. 分享設定中共提供四種選項,分別為:關閉分享、公開分享、合作編輯以及出版模式,下拉選擇後即可進行設定,且當您選擇某一分享模式後,畫面右手邊皆會顯示該分享模式使用情境之概述。以下將就公開分享、合作編輯以及出版模式等三種分享模式詳細說明之。

• 公開分享

公開分享主要透過分享連結讓您的朋友可以取得您分享的資料,取得該分享連結的友人僅可閱覽並下載該連結內的資料,無法進行任何編修或上傳動作。

 如何設定並使用公開分享

1. 一般當您進入分享設定頁面時,預設皆為關閉分享之狀態,下拉選擇”公開分享”後,可看到畫面上方出現一串網址,您僅需複製這串分享連結,並將該連結傳送給您的親友即可(可透過任何管道)。

2. 而在分享設定的右下方有一齒輪圖示,點選即可針對分享進行進階設定,於此提供”密碼”和”有效期限”欄位,您可依需求進行調整。其中”有效期限”欄位更是提供了自訂時間、永不到期、1小時、1天、1星期、1個月等六種選項。

• 協同作業

WebStorage for Team協同作業分為團隊資料夾與共用資料夾兩種。

 團隊資料夾與共用資料夾的不同:

團隊資料夾:僅限團隊成員使用,所有團隊成員皆可閱覽、編修及上傳下載當中的資料,其空間大小及權限設定等,皆由團隊管理者帳號擁有者自行設定。
共用資料夾:可由使用者自行邀請相關成員(包含非團隊成員的外部使用者,但仍需擁有WebStorage帳號)一同使用,且可再細分為分享設定中的合作編輯與出版模式。

• 如何進入並使用團隊資料夾

1. 所有成員在被加入至團隊中後,僅需自WebStorage登入入口即可使用WebStorage for Team相關功能(不包含管理者管理介面)。
2. 登入帳號後,至左手邊目錄選單的”空間”項目中,選擇”團隊資料夾”。
登入網址:https://www.asuswebstorage.com/navigate/login.jsp

3. 此資料夾內,所有團隊成員皆可自由閱覽、上傳及下載其中之資料,且擁有可進行編輯修改之權限。
4. 若您為WebStorage for Team的管理者,在WebeStorsge官網登入後,可至網頁右上方之”Team”按鈕,點選即可進入專屬管理介面。

• 如何設定並使用共用資料夾

1. 請登入帳號後,至目錄選單的”MySyncFolder”,選擇其中任一資料夾,並將其設定為”共用資料夾”,設定方式以下詳述。
2. 在檔案列表右方,點選鍊結圖案,進行分享設定
3. 於此處分享模式設定之下拉選單中,選擇合作編輯或出版模式。

 合作編輯:您可依需求自行加入成員至該資料夾中,同時可針對不同成員逐一設定其於該合作編輯資料夾之使用權限,提供唯讀或編輯兩種權限設定。合作成員僅可針對資料夾檔案進行閱讀或編輯,無法將檔案再透過分享連結提供給他人使用。

 出版模式:您可依需求自行加入成員至該資料夾中,同時可針對不同成員逐一設定其於該合作編輯資料夾之使用權限,提供唯讀或編輯兩種權限設定。合作成員可將資料夾內之檔案,再藉由分享連結散布給他人下載閱讀。

4. 如何設定共用資料夾空間:

A. 點選分享設定頁面右下方之齒輪圖示進入進階設定畫面。

B. 進入進階設定畫面中,選擇”空間配額”,即可依照需求自行設定欲分享給親友共用之空間大小。

5. 如何新增共用資料夾中的合作成員:

A. 於分享設定頁面中,合作編輯及出版模式下方之”開放給…”選項,亦或畫面右下方之齒輪圖示皆可進行合作成員的新增,兩入口新增方式近乎相同,唯進階設定處多了一個步驟,故此處示範由進階設定新增合作成員之方式。

B. 進入進階設定畫面中,選擇”合作成員”,即可進入新增成員畫面。您可選擇逐筆輸入欲新增之成員WebStorage ID或使用檔案匯入方式,一次匯進多位成員。
註1:如欲輸入超過1人,除匯入外,您也可以使用逗號做分別,如:Stan@hotmail.com,Bill@gmail.com,Alex@msa.com.….等,待全部輸入完成後,再按下"新增"即可。
註2:匯入目前僅提供.txt檔案格式。

C. 成員新增完成後,您還可針對每位成員分別設定其瀏覽權限,分為唯讀和編輯兩類權限,同時也可單筆刪除退出之成員名單。

6. 設定完成後,可看到檔案列表中,原先資料夾圖示上方出現人物共用的符號。

7. 而針對共用資料夾,您也可自行設定密碼及有效期限,以確保當中資料之機密性與安全性,其設定方式與公開分享相同,故此處不多作贅述。

• 如何針對團隊資料夾/共用資料夾中的內容加上評論

所有在團隊資料夾/共用資料夾中的檔案(或資料夾)皆可加註評論。
1. 點選檔案或資料夾列表詳細資料中的訊息符號,即可輸入評論。

2. 輸入完成,點選右方送出按鈕即可。

3. 當群組內的成員留言時,您會接收到通知,告知某個檔案有新增的留言。
在Web使用介面上,登入後,頁面右上角的通知中心會顯示紅色的未讀訊息則數,點開可檢視詳細資料。

除了Web介面之外,行動裝置上也會接收到通知,確保您可以即時了解資料的最新狀態或同仁之意見。

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